Se Capacitan los Dueños de Procedimientos en el Taller de Control Documental del Sistema de Gestión de Calidad en la UA de Ciencias Jurídicas y Sociales Campus Tampico

11 de Marzo de 2011.Proactivamente se encuentran trabajando los dueños de procedimientos con las actividades que se generan todos los días en la UA de Ciencias Jurídicas y Sociales, Campus Tampico, el Lic. Eugenio Ruíz Torres Director de la misma, inició el primero de junio de 2009 la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en las áreas administrativas con el objetivo de que la institución cuente con procesos certificados por la Norma Internacional ISO 9001: 2008, lo que nos distinguirá por ofrecer servicios de calidad a favor de los usuarios en el rubro de la educación.

En su oportunidad el Lic. Eugenio Ruíz Torres comentó a este medio de comunicación que los días 2, 7 y 11 de marzo del presente año se llevó a cabo la capacitación  del Taller de Control Documental con los dueños de procedimientos para establecer la metodología para la elaboración, control interno y externo de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

Por otra parte, la instructora del taller la Lic. Nora Brenda Zúñiga Mayorga mencionó que los documentos deben de controlarse mediante un proceso que permita aprobar los mismos antes de su emisión dentro de las actividades de una institución y que a través del Sistema del Qdoc los dueños de procedimientos podrán visualizar tanto procedimientos como los documentos que se utilizan en cada una de las áreas de trabajo de la Unidad Académica de Ciencias Jurídicas y Sociales.

Indicó que en el proceso de los documentos debe controlarse mediante una fase que permita revisar, actualizar en caso de que sea necesario, asegurar la legibilidad y disponibilidad del documento, controlar su distribución y saber prevenir del uso de documentos que resulten obsoletos, cambios realizados entre otros rubros que implica el control de documentos. Fue enfática al señalar que en los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y la eficacia del sistema de calidad.

Durante el curso la instructora Nora Brenda Zúñiga explicó el funcionamiento del software Qdoc a los asistentes, explicando la estructura documental del manual de gestión de calidad que corresponde al nivel 1, los planes de calidad en el nivel 2, los procedimientos en el nivel 3, las instrucciones de trabajo en el nivel 4 y los documentos/ registros en el nivel 5.

En cuanto a los documentos señaló que el sistema Qdoc es un software con el cual se trabaja amigablemente en su entorno digital, ya que los íconos del menú llevan de la mano al usuario para las altas, bajas, actualizaciones, verificación, revisiones y distribuciones de los documentos de las áreas de trabajo.

Entre las recomendaciones que hizo a los dueños de procesos fue que leyeran el manual de gestión de calidad, así como utilizar todos los días el software de Qdoc, solicitando que el uso se haga de forma responsable ya que cada dueño entra con una contraseña personal.

Para finalizar, la Lic. Nora Brenda Zúñiga comentó a los asistentes del taller que actualmente en su gran mayoría los dueños de procesos ya han estado subiendo sus procedimientos y documentos, por lo cual ya pueden visualizar los avances que se han ido realizando, desde la solicitud de alta del documento en el Sistema de Gestión de Calidad hasta su disposición final.