Comunicación Estratégica es auditada de acuerdo a los lineamientos de la cláusula 8.2.2 de Auditorías Internas del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Autónoma de Tamaulipas

24 de Septiembre de 2012. La comunicación interna como herramienta de gestión se utiliza para difundir las políticas institucionales como la cultura del sistema, al existir la necesidad de informar a los miembros de la comunidad sobre las acciones que generan las coordinaciones, se plantea la necesidad de planificar estratégicamente como difundir las actividades generadas por los procesos que operan en la UA de Ciencias Jurídicas y Sociales, por ende debe de evaluarse la comunicación de la institución.

La primera instancia es a través del diagnóstico para conocer la situación actual de la comunicación que impera; por ello en cumplimiento a la cláusula 8.2.2 de Auditorías Internas de la Norma ISO 9001:2008 y acorde a los lineamientos del sistema de gestión de calidad, se llevó a cabo la auditoría interna al proceso de comunicación  de la alta dirección para determinar si se cumple de manera eficaz y demostrar la conformidad con el requisito 5.5.3.

Acorde a la agenda establecida por parte de la Coordinación de Planeación y Evaluación, representada por la Lic. Giovanna Castañeda Hernández, fue recibida por la Mtra. Esperanza Sida Ponce, Coordinadora de COES, quien estuvo acompañada por el Lic. Leopoldo Cantú Hernández, Lic. María Monserrat Soto Castillo, Lic. Roberto Maya Rodríguez y el Lic. Hugo Dorantes Rivera.

Durante la auditoría interna la Mtra. Esperanza Sida mostró a la Lic. Giovanna Castañeda,  los medios de comunicación oficiales existentes y que son utilizados para retroalimentar a la comunidad UACJS sobre las acciones que  desarrollan las áreas de trabajo, los registros documentados para proporcionar la evidencia de conformidad y operación del proceso de comunicación interna. Se revisó también el proceso de comunicación estratégica en el sistema del Qdoc, así como los resultados del reporte COES 2011 entregado al Lic. Eugenio Ruíz Torres.

En el transcurso de la actividad Esperanza Sida mostró en el sitio web de la UACJS, el ícono del Sistema de Gestión de Calidad, donde explicó que en este apartado se comunica a los empleados la política y objetivos de calidad, misión y visión de la institución, capacitación de los cursos de la Norma ISO 9001:2008, foros de revisión, campañas de sensibilización para el personal, firma de convenios, quienes son los dueños de los procesos que operan en la UACJS, quienes integran los comités y las reuniones sostenidas con el director.

En este contexto la Lic. Giovanna Castañeda retroalimentó que la auditoría interna permite conocer la forma en que el personal de la UACJS establece los nexos de comunicación y detectar la percepción y conocimiento de los objetivos institucionales.  Comentó que una comunicación desorganizada, en la que los integrantes de la comunidad UACJS no compartieran la información, difícilmente  lograría alcanzar sus objetivos, una comunicación mal lograda y tendenciosa a través de una red informal, impactaría negativamente a la organización, si no se contara con los canales formales de comunicación y la constante acción por parte de la alta dirección de estar informando a los usuarios de éste sistema educativo, hace que los riesgos disminuyan.

Enfatizó que la auditoría interna verifica que el proceso de comunicación, sea el apropiado para evitar una comunicación con deficiencias y distorsionada que en un momento dado puede afectar a todos los integrantes del sistema, ya sea como empleado, alumno y egresado.

Mencionó que trabajar con un sistema de gestión de calidad, aporta grandes beneficios para todos, se crea  una cultura de trabajo colaborativo por la esencia de cada proceso que opera en la institución, se realizan mejores prácticas a un nivel óptimo.

Para finalizar, Esperanza Sida comentó que la institución esta dirigida por un líder que es capaz de comunicar claramente las expectativas y realizar los ajustes necesarios y a tiempo, para retroalimentar a los miembros de la comunidad UACJS en sus diferentes dimensiones, en este caso la información institucional utiliza los medios internos de comunicación escrita, oral, electrónico y cara a cara, basada en actividades que promueven la integración del personal a través de eventos académicos, entrega de reconocimientos, convivencias tanto formales como informales, entre otros;  un ejemplo de ello, es lo que se publica a diario en el boletín informativo del sitio web de la UA de Ciencias Jurídicas y Sociales.