Se impartió al Personal de la UACJS el Taller de Control de Documentos para la Elaboración de Diagramas de Flujo
Evento organizado por la Coordinación de Planeación y Evaluación UACJS
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6 de septiembre de 2012. En el Centro de Cómputo de la Unidad Académica de Ciencias Jurídicas y Sociales, se llevó a cabo el Taller de Control de Documentos para la Elaboración de Diagramas de Flujo, dirigido a los dueños de procesos que operan en la institución. El objetivo del taller es brindar los criterios técnicos para orientar en la construcción y elaboración de los diagramas de flujos que sirvan para representar gráficamente los procesos, actividades y procedimientos de las áreas de trabajo que conforman la UACJS.
La organización del evento de capacitación estuvo dirigida por el Mtro. José Luis Martínez Guevara, quien funge como Coordinador de Planeación-Evaluación y Representante de la Dirección del SGC, apoyado por el Lic. José Luis Cruz Fuentes, Auditor Líder y Giovanna Castañeda Hernández, instructora del taller. En esta capacitación se contó con la presencia de la Lic. Amada Maldonado Escobedo, Lic. Elda Ruth de los Reyes Villarreal, Dr. Roberto Ochoa García, Lic. María Luisa González Olivares y Nora Brenda Zúñiga Mayorga.
Destacó Martínez Guevara la importancia de que los dueños de procesos, conozcan y sepan como elaborar un diagrama de flujo del procedimiento del cual son responsables, manifestó que utilizar esta herramienta permite conocer con claridad sistemáticamente la ejecución de las actividades que desarrolla el área de trabajo para producir los servicios y/o productos demandados por la comunidad UACJS. Resaltó también la necesidad de llevar a cabo este taller, porque en la revisión de los procedimientos identificó que algunas áreas de trabajo no contaban con el diagrama de flujo y consideró conveniente tomar medidas al respecto.
Manifestó que al hacer uso de este tipo de herramientas técnicas en los departamentos de la institución, permite sistematizar y estandarizar las actividades, lo que compromete a mejorar la gestión y brindar resultados del desempeño de las tareas que realiza el dueño del proceso.
En este contexto Giovanna Castañeda, instructora del taller explicó a los asistentes que un diagrama de flujo es una representación gráfica que plasma distintas acciones de un procedimiento, estableciendo una secuencia cronológica, clasificándola a través de símbolos con sus respectivas explicaciones. Detalló que cada símbolo se conecta por medio de flechas para indicar la secuencia de la actividad del procedimiento. Mostró un formato del diagrama de flujo del sistema QDOC y revisaron los procedimientos que están dados de alta en el sistema mencionado.
Explicó que un diagrama de flujo sintetiza las actividades que conlleva un procedimiento, reduciéndolo a una sola página en su lectura, en lugar de leer varias páginas de la descripción de un procedimiento, lo cual permite que cualquier miembro de la institución comprenda en su justa dimensión donde inicia y finaliza la responsabilidad del dueño del proceso. También facilita identificar la duplicidad de funciones o problemas, al analizar el procedimiento se conoce quien proporciona los insumos y a quien va dirigido.
Detalló que para la construcción de un diagrama de flujo se requiere de varios factores como establecer un objetivo en su diseño, quien lo usará, uso de frases cortas, definir los límites, identificar los puntos de decisión, simbología, tener identificados los pasos de forma cronológica, desarrollar los criterios para su diseño y estructura. Todo esto se realiza en base al documento del procedimiento elaborado.
Para concluir, los dueños de cada proceso crearon su diagrama de flujo como parte de las actividades generadas en este dinámico taller.
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Fecha: 6 de Septiembre de 2012. Entidad: Coordinación de Planeación y Evaluación. Categoría: Alta Dirección. Publica: Unidad Académica de Ciencias Jurídicas y Sociales. |